ניהול פרויקטים בתחומים שונים מחייב סנכרון, אינטגרציה ושיתוף ידע בין המון גורמים שלא תמיד מתמחים באותו נושא או נמצאים באותו אזור גיאוגרפי. הפתרון לניהול מורכב מן הסוג הזה הוא שימוש במערכות מידע ייעודיות. מערכות מידע ממלאות את החסר בכל הנוגע לניהול מסודר ומעקב אחר פרויקטים בארגון ויש להן עוד המון יתרונות.
לפי מחקר שבוצע בארצות הברית ופורסם בשנת 2014, מעל 35% מתהליכי העבודה בחברות הייטק מבוצעים על בסיס פרויקטים זמניים. גם בענפי תקשורת אחרים המצב דומה ובמגזר הציבורי זה עולה ל-40% מכלל התהליכים. עם זאת, הכשרה של מנהלי פרויקטים על בסיס קורס ניהול פרויקטים לא תמיד מספיקה ואין סיבה לוותר על כלים טכנולוגיים כגון מערכות מידע.
למה להשתמש במערכת מידע לניהול פרויקטים?
מבחינה פרקטית, מערכות מידע מאפשרות בראש ובראשונה לנהל פרויקטים רבים במקביל. זה אומר שכבר לא צריך להקצות רק מנהל אחד לכל פרויקט ולגייס עשרות פרויקטים בשביל לאפשר לארגון להמשיך לצמוח, כי ניתן לחלק את הפרויקטים השונים בין כמה מנהלים.
בנוסף, מערכות המידע יוצרות הלכה למעשה סביבת עבודה משותפת שנגישה לכל המשתתפים בפרויקט. בסביבת העבודה ניתן לנהל התכתבויות, להעביר מסמכים, לקבל אינפורמציה, לעקוב אחר התקדמות בזמן אמת, לבצע התאמות ושינויים, לתקן ליקויים, לתאם ציפיות, לנהל גרסאות ולהקפיא תצורה. סביבת העבודה נגישה בלחיצת כפתור והיא חוסכת זמן ומשאבים.
מערכת מידע לניהול פרויקטים מאפשרת לתכנן את כל הפרויקט על כל שלביו. היא רלוונטית החל משלב הקצאת המשאבים, דרך תכנון שיטת העבודה וכלה בהתחשבות באילוצי הפרויקטים האחרים על רקע שינויים בסדר העדיפויות. במילים אחרות, מערכות מידע לניהול פרויקטים הן כלי דינאמי שמסייע למנהל בפועל ומשכלל את ההתנהלות שלו מול שאר הגורמים.
מערכת מידע לחיסכון בהוצאות
ארגונים בינוניים וקטנים תוהים לעיתים האם משתלם להם לשאת בעלויות ההתקנה וההטמעה של מערכות מידע לניהול פרויקטים. לא כדאי להקל ראש בדילמה הזו כי המערכות אכן דורשות הוצאה כספית לא מבוטלת, אך רצוי להתייחס אליה כהשקעה לטווח ארוך.
משתלם להשקיע במערכות מידע לניהול פרויקטים משום שהן מאפשרות לתעדף פרויקטים לצורך הקצאת משאבים יעילה ורווחית. מעבר לכך, במערכת עצמה ניתן להשתמש על מנת לדווח, לאסוף ולנטר את שעות העבודה של העובדים בצורה קלה ולקבל התראות על חריגות משאבים צפויות מראש. אלו דברים קטנים שמצטברים למאות אלפי שקלים במהלך הפרויקט והם יכולים לעשות את ההבדל בין הצלחה וכישלון.
לסיכום, מערכות מידע ייעודיות משרתות את האינטרס של כל הגורמים המעורבים בפרויקט ומכאן חשיבותן האדירה עבור הארגון, החברה או העסק.